Επαγγελματική μετακόμιση: πώς μεταφέρετε γραφείο ή κατάστημα χωρίς να σταματήσει η δουλειά

Η επαγγελματική μετακόμιση μοιάζει με την οικιακή μόνο στην εμφάνιση. Υπάρχουν κούτες και φορτηγά, όμως οι προτεραιότητες είναι άλλες: συνέχεια λειτουργίας, προστασία δεδομένων, ενημέρωση πελατών και προμηθευτών, νομικές και λογιστικές υποχρεώσεις.

1. Ορίστε υπεύθυνο και ομάδα

Ένας άνθρωπος πρέπει να έχει την ευθύνη και την τελευταία λέξη. Σε μεγαλύτερα γραφεία ορίστε και έναν εκπρόσωπο ανά τμήμα, που θα φροντίσει για τις κούτες και τη σήμανση του τμήματός του.

2. Χρονοδιάγραμμα

• 3 μήνες πριν: σχέδιο χώρου στο νέο γραφείο, προσφορές από μεταφορικές, έλεγχος παροχών (ρεύμα, δίκτυο, κλιματισμός).
• 2 μήνες πριν: κλείσιμο μεταφορικής, παραγγελία τηλεφωνικών γραμμών και ίντερνετ στη νέα διεύθυνση, γιατί η ενεργοποίηση μπορεί να αργήσει.
• 1 μήνας πριν: ξεκαθάρισμα αρχείων, αποφάσεις για έπιπλα που μένουν ή φεύγουν, ενημέρωση πελατών.
• 1 εβδομάδα πριν: πακετάρισμα αρχείων και προσωπικών ειδών ανά θέση εργασίας, αντίγραφα ασφαλείας.
• Ημέρα μεταφοράς: αποσύνδεση IT, φόρτωση ανά τμήμα, στήσιμο με βάση το σχέδιο.
• Πρώτη εβδομάδα: έλεγχος, διορθώσεις, ενημέρωση όλων των καταχωρίσεων.

3. Σήμανση που δουλεύει

Κάθε θέση εργασίας παίρνει κωδικό, για παράδειγμα Λ-05 για τη θέση 5 του λογιστηρίου. Ο ίδιος κωδικός μπαίνει σε κούτες, οθόνες, πύργους, καρέκλες και στο σχέδιο του νέου χώρου. Έτσι το συνεργείο ξέρει ακριβώς πού πάει το καθετί, χωρίς να ρωτά.

4. Πληροφορική και δεδομένα

Εδώ γίνονται τα ακριβότερα λάθη:

• Πλήρες αντίγραφο ασφαλείας πριν αποσυνδεθεί οτιδήποτε, με έλεγχο ότι επαναφέρεται.
• Φωτογραφίες από τις συνδέσεις, όπως rack, router και εκτυπωτές, και σήμανση στα καλώδια.
• Ο server, το NAS και οι σκληροί δίσκοι μεταφέρονται με ιδιαίτερη προσοχή, χωρίς κραδασμούς.
• Δοκιμή δικτύου στο νέο χώρο πριν τη μετακόμιση.

Αναλυτικές οδηγίες στη μεταφορά ηλεκτρικών συσκευών και υπολογιστών. Αν δεν έχετε δικό σας τμήμα IT, κλείστε από νωρίς τεχνικό για την αποσύνδεση και την επανασύνδεση.

5. Αρχεία

Τα αρχεία που φυλάσσονται για νομικούς ή φορολογικούς λόγους μεταφέρονται σε σφραγισμένες και αριθμημένες κούτες, με λίστα περιεχομένου. Όσα δεν χρειάζεστε καθημερινά μπορούν να πάνε σε εξωτερική αποθήκευση. Τα έγγραφα με προσωπικά δεδομένα δεν μένουν ποτέ αφύλακτα στον διάδρομο.

6. Κατάστημα και ιατρείο

Ένα κατάστημα έχει απόθεμα, βιτρίνες και ταμειακά συστήματα. Ένα ιατρείο έχει ευαίσθητα μηχανήματα. Και τα δύο χρειάζονται συνήθως μεταφορά σε ώρες που δεν εξυπηρετούν κοινό και σε ορισμένες περιπτώσεις τεχνικό του κατασκευαστή για τα μηχανήματα. Ρωτήστε τη μεταφορική αν έχει εμπειρία σε παρόμοια έργα.

7. Ενημερώστε όλους

• Πελάτες και προμηθευτές, με email, ανακοίνωση στο site και SMS για άμεση ενημέρωση.
• Google Business Profile, χάρτες, καταλόγους επιχειρήσεων και τα social media.
• Τιμολόγια, σφραγίδες, κάρτες, υπογραφές email.
• Λογιστή, για την αλλαγή διεύθυνσης έδρας ή εγκατάστασης στις αρμόδιες υπηρεσίες.

Περισσότερα για τις υπηρεσίες που πρέπει να ενημερωθούν στον οδηγό αλλαγή διεύθυνσης.

Ένα καλά οργανωμένο γραφείο μπορεί να μετακομίσει μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο. Το μυστικό δεν είναι η ταχύτητα του συνεργείου αλλά ο χρόνος που αφιερώθηκε στον σχεδιασμό.